Cho Thuê Máy Photocopy

Hiện nay, nhu cầu in ấn văn bản, tài liệu của các doanh nghiệp ngày càng tăng cao. Tuy nhiên, việc đầu tư mua sắm máy photocopy có thể gây tốn kém và không phù hợp với nhiều đơn vị. Giải pháp cho thuê máy photocopy ra đời như một phương án tối ưu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà vẫn đáp ứng được nhu cầu in ấn. 

Bảng giá cho thuê máy photocopy tại TP.HCM năm 2026     

Giá thuê máy photocopy phụ thuộc vào nhiều yếu tố như loại máy photocopy , thương hiệu, tính năng, kích thước thời gian thuê,... Dưới đây là bảng giá tham khảo cho một số loại máy photocopy phổ biến tại ICT Sài Gòn như Ricoh , Fuji hay Toshiba . 

Lưu ý: Giá trên chỉ mang tính chất tham khảo, giá chính xác phụ thuộc vào từng nhà cung cấp dịch vụ cho thuê máy photocopy. Bạn cũng có thể tham khảo giá mua mới máy photocopy cập nhật tại đây .              

Quy trình thuê máy photocopy tại ICT Sài Gòn     

Quy trình 5 bước giúp khách hàng thuê máy dễ dàng:     

Liên hệ ICT Sài Gòn, tư vấn lựa chọn máy phù hợp            

Bước đầu tiên trong quy trình thuê máy photocopy là liên hệ với ICT Sài Gòn. Bạn sẽ được tư vấn chi tiết về các dòng máy photocopy phù hợp với nhu cầu sử dụng, không gian văn phòng và ngân sách chi trả. Nhân viên tư vấn sẽ giúp quý khách lựa chọn được loại máy với các thông số kỹ thuật như tốc độ in, khổ giấy, độ phân giải, chức năng in, scan, copy... sao cho phù hợp nhất.              

Ký hợp đồng thuê máy, thanh toán chi phí            

Sau khi đã lựa chọn được máy photocopy ưng ý, bạn sẽ tiến hành ký kết hợp đồng thuê máy với ICT Sài Gòn. Hợp đồng sẽ ghi rõ loại máy, thời gian thuê, giá thuê hàng tháng, số lượng bản in miễn phí và phí in vượt. Đồng thời quy định rõ trách nhiệm của bên cho thuê và bên thuê. Bạn sẽ thanh toán trước chi phí thuê máy của tháng đầu tiên và đặt cọc (nếu có) theo thỏa thuận trong hợp đồng.     

Nhận máy, lắp đặt và hướng dẫn sử dụng            

ICT Sài Gòn sẽ nhanh chóng giao máy photocopy đến địa chỉ văn phòng của bạn. Đội ngũ kỹ thuật sẽ tiến hành lắp đặt, cài đặt máy và kết nối với các thiết bị máy tính của quý khách. Sau đó, kỹ thuật viên sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng máy photocopy, giải đáp mọi thắc mắc để bạn và nhân viên văn phòng có thể sử dụng máy thành thạo.            

Sử dụng máy, bảo trì định kỳ            

Trong quá trình sử dụng máy photocopy, nếu gặp bất kỳ vấn đề gì như kẹt giấy, lỗi in ấn, hết mực..., bạn chỉ cần liên hệ với bộ phận kỹ thuật của ICT Sài Gòn. Chúng tôi sẽ cử nhân viên đến kiểm tra, khắc phục sự cố trong thời gian nhanh nhất, thường là trong vòng 2h làm việc. Ngoài ra, ICT Sài Gòn sẽ định kỳ 1-2 tháng/lần tiến hành bảo trì , vệ sinh máy để đảm bảo máy luôn hoạt động ổn định.                 

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng máy photocopy khi thuê     

Thanh lý hợp đồng khi hết thời gian thuê     

Khi kết thúc thời gian thuê máy photocopy theo hợp đồng, ICT Sài Gòn sẽ liên hệ với bạn để tiến hành thanh lý hợp đồng. Chúng tôi sẽ cử nhân viên đến thu hồi máy, kiểm tra tình trạng hoạt động và tiến hành thanh lý, hoàn trả lại tiền đặt cọc (nếu có) cho bạn. Nếu bạn có nhu cầu tiếp tục thuê máy, chúng tôi sẵn sàng gia hạn hợp đồng với những ưu đãi hấp dẫn.                     

Ưu điểm khi thuê máy photocopy tại ICT Sài Gòn     

Nếu bạn đang phân vân giữa việc mua mới và thuê máy Photocopy , hãy cùng tìm hiểu những lợi ích vượt trội của dịch vụ cho thuê máy photocopy dưới đây:            

Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu     

Khi thuê máy photocopy, doanh nghiệp sẽ không phải bỏ ra một khoản tiền lớn để mua máy mới. Thay vào đó, chỉ cần trả một khoản phí thuê hàng tháng vừa phải, phù hợp với ngân sách và nhu cầu sử dụng thực tế. Điều này giúp doanh nghiệp giảm áp lực về tài chính, có thêm nguồn vốn để đầu tư vào các hoạt động kinh doanh khác.            

Không phải lo lắng về bảo trì, sửa chữa     

Khi thuê máy photocopy tại ICT Sài Gòn, quý khách sẽ được hưởng chế độ bảo hành, bảo trì máy miễn phí trong suốt thời gian thuê. Mọi chi phí liên quan đến sửa chữa, thay thế linh kiện sẽ do ICT Sài Gòn chịu trách nhiệm. Nhân viên kỹ thuật của chúng tôi sẽ định kỳ kiểm tra, bảo dưỡng máy để đảm bảo máy luôn hoạt động ổn định, cho chất lượng bản in tốt nhất.     

Luôn được sử dụng máy đời mới, công nghệ hiện đại            

ICT Sài Gòn luôn đầu tư và cập nhật liên tục các dòng máy photocopy đời mới nhất của các thương hiệu uy tín như Ricoh, Toshiba, Canon ... Vì vậy, khi thuê máy photocopy tại ICT Sài Gòn, quý khách sẽ được trải nghiệm những tính năng hiện đại, tiên tiến nhất của máy photocopy. Bản in sẽ đẹp, sắc nét, tốc độ in nhanh, tiết kiệm mực và điện năng tiêu thụ.               

Linh hoạt nâng cấp, thay đổi máy khi cần thiết            

Nhu cầu sử dụng máy photocopy của doanh nghiệp có thể thay đổi theo thời gian. Khi thuê máy photocopy, quý khách có thể dễ dàng đề xuất nâng cấp lên dòng máy cao cấp hơn hoặc thuê thêm máy khi cần in với số lượng lớn. Ngược lại, khi nhu cầu in ấn giảm, quý khách cũng có thể chuyển sang thuê dòng máy thấp hơn để tiết kiệm chi phí. Sự linh hoạt này khiến cho việc thuê máy photocopy trở nên tiện lợi và phù hợp với mọi đối tượng khách hàng.               

Giảm thiểu rủi ro về hỏng hóc, mất giá trị máy            

Máy photocopy là loại thiết bị công nghệ, chắc chắn sẽ có lúc gặp các sự cố, hỏng hóc. Nếu doanh nghiệp tự mua máy, sẽ phải tự chịu các rủi ro và tốn kém chi phí sửa chữa. Chưa kể, máy photocopy sẽ nhanh chóng lỗi thời và mất giá trị. Trong khi đó, khi thuê máy photocopy, mọi rủi ro và chi phí phát sinh sẽ do bên cho thuê chịu trách nhiệm. Doanh nghiệp chỉ việc yên tâm sử dụng mà không phải lo lắng gì.               

Tiêu chí lựa chọn dịch vụ cho thuê máy photocopy uy tín            

ICT Sài Gòn chia sẻ một số tiêu chí giúp khách hàng có thể lựa chọn dịch vụ cho thuê uy tín và chất lượng:            

Máy photocopy chính hãng đời mới            

Khi lựa chọn dịch vụ cho thuê máy photocopy, bạn nên ưu tiên những đơn vị cung cấp máy chính hãng 100% của các thương hiệu uy tín như Ricoh, Toshiba, Canon, Fuji Xerox... Đồng thời, nên chọn thuê những dòng máy photocopy đời mới, công suất cao , tích hợp  chức năng in màu in đảo mặt, được sản xuất trong vòng 1-2 năm gần nhất. Điều này sẽ đảm bảo máy hoạt động ổn định, ít hỏng hóc và cho chất lượng bản in sắc nét nhất.     

Đa dạng chủng loại máy (Tốc độ in, khổ giấy, tính năng)            

Mỗi doanh nghiệp sẽ có nhu cầu sử dụng máy photocopy khác nhau. Vì vậy, khi lựa chọn đơn vị cho thuê máy photocopy, bạn nên xem xét xem họ có đa dạng chủng loại máy hay không. Một đơn vị cho thuê uy tín sẽ cung cấp đầy đủ các dòng máy từ cơ bản đến cao cấp, từ tốc độ chậm đến nhanh, từ khổ giấy A4 đến A3, với đầy đủ tính năng như in, scan, copy, fax…     

Hợp đồng cho thuê minh bạch, rõ ràng            

Hợp đồng thuê máy photocopy phải được soạn thảo một cách chuyên nghiệp, chi tiết và minh bạch. Trong đó cần nêu rõ loại máy, thời gian thuê, giá thuê, phương thức thanh toán, điều khoản đền bù, quyền lợi và trách nhiệm của hai bên... Trước khi ký kết hợp đồng, bạn nên đọc kỹ và yêu cầu làm rõ các điểm chưa thống nhất. Tuyệt đối không ký hợp đồng có điều khoản mập mờ, thiếu minh bạch.               

Dịch vụ giao hàng, lắp đặt, bảo trì chuyên nghiệp            

Bạn nên lựa chọn những đơn vị cho thuê máy photocopy có dịch vụ chuyên nghiệp, chu đáo. Họ phải có đội ngũ nhân viên giao nhận, kỹ thuật viên lành nghề, sẵn sàng hỗ trợ bạn trong quá trình thuê máy. Từ khâu giao và lắp đặt máy tận nơi, hướng dẫn sử dụng tận tình cho đến bảo trì, sửa chữa kịp thời khi máy gặp sự cố. Dịch vụ tốt sẽ giúp bạn yên tâm và hài lòng khi hợp tác.               

Hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng 24/7            

Máy photocopy được sử dụng thường xuyên với cường độ cao nên rất dễ gặp các sự cố như kẹt giấy, mất điện, lỗi phần mềm... Vì vậy, khi lựa chọn dịch vụ cho thuê máy photocopy, bạn nên ưu tiên những đơn vị có đội ngũ kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm, sẵn sàng hỗ trợ 24/7. Họ phải có thể nhanh chón xử lý mọi sự cố của máy , đảm bảo máy hoạt động liên tục, không gây gián đoạn công việc của quý khách. Đồng thời, đội ngũ kỹ thuật cũng phải thường xuyên cập nhật kiến thức về máy photocopy để có thể tư vấn, hỗ trợ quý khách hiệu quả nhất.     

Kinh nghiệm thuê máy photocopy từ chuyên gia            

Xác định rõ nhu cầu sử dụng            

Trước khi quyết định thuê máy photocopy, bạn cần xác định rõ nhu cầu sử dụng thực tế của mình. Hãy ước tính số lượng bản in trung bình hàng tháng, loại tài liệu thường in (văn bản, hình ảnh, bản vẽ...), yêu cầu về màu sắc ( đen trắng hay màu ). Từ đó, bạn sẽ lựa chọn được loại máy photocopy phù hợp với tốc độ in, khổ giấy và tính năng cần thiết. Tránh tình trạng thuê máy quá đắt tiền nhưng công suất sử dụng lại thấp, gây lãng phí không cần thiết.                 

Tham khảo các loại hình thuê theo nhu cầu thực tế sau đây:              

• Thuê máy photocopy cho công ty mới thành lập   
• Thuê máy photocopy cho trường học   
• Thuê máy photocopy cho cửa hàng photo   
• Thuê máy photocopy cho sự kiện   
• Thuê máy photocopy cho cơ quan nhà nước   

So sánh giá và dịch vụ giữa các nhà cung cấp            

Trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê máy photocopy với mức giá và chất lượng khác nhau. Bạn nên dành thời gian tìm hiểu, so sánh giá thuê và các dịch vụ kèm theo giữa ít nhất 3-4 nhà cung cấp. Lưu ý không nên chỉ căn cứ vào giá thuê để đưa ra quyết định. Thay vào đó, hãy cân nhắc đến uy tín thương hiệu, chất lượng máy, dịch vụ bảo hành, bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật. Nên chọn đơn vị cung cấp giá hợp lý nhưng vẫn đảm bảo chất lượng và dịch vụ tốt nhất .      

Đọc kỹ hợp đồng thuê máy trước khi ký kết            

Hợp đồng thuê máy photocopy là văn bản pháp lý ràng buộc trách nhiệm giữa bên cho thuê và bên thuê. Vì vậy, trước khi ký kết hợp đồng, bạn cần đọc kỹ toàn bộ nội dung, đặc biệt là các điều khoản quan trọng như:                  

• Thông tin về máy photocopy: Loại máy, thương hiệu, tính năng, tình trạng...                  
• Thời hạn thuê máy và điều kiện gia hạn hợp đồng.                  
• Giá thuê máy hàng tháng, phương thức và thời hạn thanh toán.                  
• Trách nhiệm của bên cho thuê về giao hàng, lắp đặt, bảo hành, bảo trì máy.                  
• Trách nhiệm của bên thuê về sử dụng và bảo quản máy.                  
• Điều khoản đền bù trong trường hợp máy bị hư hỏng, mất mát.                  
• Điều kiện chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.                  

Nếu có bất kỳ điều khoản nào chưa rõ ràng hoặc chưa thống nhất, quý khách nên yêu cầu bên cho thuê giải thích cụ thể. Tuyệt đối không ký hợp đồng nếu còn điều khoản mập mờ, bất lợi cho mình.         

Yêu cầu cung cấp đầy đủ giấy tờ chứng minh nguồn gốc máy         

Để đảm bảo quyền lợi của mình, khi thuê máy photocopy, bạn nên yêu cầu bên cho thuê cung cấp đầy đủ giấy tờ chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của máy như:      

• Hóa đơn, chứng từ mua máy chính hãng.                  
• Giấy chứng nhận CO, CQ.                  
• Tem, phiếu bảo hành của hãng.                  
• Tài liệu hướng dẫn sử dụng.                  

Việc này sẽ giúp quý khách xác minh máy photocopy cho thuê là hàng chính hãng, không phải hàng giả, hàng nhái, hàng tân trang kém chất lượng. Đồng thời cũng để đảm bảo máy không có tranh chấp về quyền sở hữu, tránh rủi ro bị thu hồi giữa chừng.         

Kiểm tra kỹ máy trước khi nhận bàn giao            

Khi thuê máy photocopy, bạn nên yêu cầu bên cho thuê cho xem và kiểm tra tình trạng thực tế của máy trước khi nhận bàn giao. Hãy quan sát kỹ bề ngoài của máy xem có bị trầy xước, móp méo, vỡ hỏng gì không. Sau đó, hãy yêu cầu nhân viên kỹ thuật test thử các chức năng cơ bản của máy như in, scan, copy, fax... Đồng thời kiểm tra các thông số kỹ thuật như tốc độ in, độ phân giải, khổ giấy in... xem có đúng như thỏa thuận trong hợp đồng hay không. Nếu phát hiện bất kỳ lỗi, sai sót nào, quý khách có quyền yêu cầu bên cho thuê thay thế máy khác hoặc sửa chữa trước khi nhận bàn giao.     

Câu hỏi thường gặp         

Nên mua máy photocopy cũ hay thuê máy photocopy tốt hơn?            

Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và ngân sách của mỗi doanh nghiệp mà có thể lựa chọn giữa mua máy photocopy cũ hoặc thuê máy photocopy. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng lâu dài và có ngân sách đầu tư, có thể cân nhắc mua máy cũ để tiết kiệm chi phí.                   

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng máy cũ thường tiềm ẩn nhiều rủi ro về chất lượng, hư hỏng và chi phí sửa chữa cao. Trong khi đó, thuê máy photocopy sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu, đồng thời được sử dụng máy mới, hiện đại với dịch vụ bảo hành , bảo trì tốt hơn. Do đó, thuê máy photocopy thường là lựa chọn an toàn và hiệu quả hơn.               

Thời hạn thuê máy photocopy thường là bao lâu?            

Thời hạn thuê máy photocopy thường dao động từ 12 tháng đến 36 tháng tùy theo nhu cầu của khách hàng. Hầu hết các đơn vị cho thuê đều có chính sách ưu đãi giảm giá dành cho khách hàng thuê dài hạn, thường từ 24 tháng trở lên.                   

Tuy nhiên, quý khách cũng có thể thỏa thuận với bên cho thuê về thời hạn thuê ngắn hơn như 6 tháng, 9 tháng nếu phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế. Lưu ý rằng thời hạn thuê càng ngắn thì giá thuê hàng tháng thường sẽ cao hơn.             

Chi phí thuê máy photocopy bao gồm những gì?            

Chi phí thuê máy photocopy hàng tháng thường bao gồm các khoản sau:                  

• Giá thuê máy cố định hàng tháng.                  
• Phí bản in, thường tính theo số lượng bản in thực tế hàng tháng.                  
• Phí bảo trì, vệ sinh máy định kỳ (nếu có).                  
• Phí vật tư tiêu hao như mực in, trống từ, gạt mực, lô sấy... (tùy theo thỏa thuận).                  

Quý khách nên yêu cầu bên cho thuê ghi rõ trong hợp đồng về cách tính và mức giá cụ thể cho từng khoản phí, tránh tình trạng phát sinh chi phí ngoài dự kiến.              

Nếu máy photocopy bị hỏng hóc trong thời gian thuê thì xử lý như thế nào?            

Khi thuê máy photocopy, ICT Sài Gòn có trách nhiệm bảo hành, sửa chữa máy miễn phí nếu máy bị hỏng hóc, trục trặc trong quá trình sử dụng (trừ trường hợp người dùng làm hỏng máy do sử dụng sai quy cách).                   

Khi máy gặp sự cố, bạn chỉ cần liên hệ với bộ phận kỹ thuật. ICT Sài Gòn sẽ cử nhân viên đến tận nơi để kiểm tra, khắc phục sự cố trong thời gian sớm nhất, thường là trong vòng 2-4 giờ làm việc. Nếu máy bị hỏng nặng không thể sửa chữa tại chỗ, bên cho thuê có trách nhiệm thay thế máy khác tương đương để quý khách sử dụng, đảm bảo không làm gián đoạn công việc.                 

Khi hết hạn hợp đồng thuê máy photocopy có được gia hạn không?            

Khi hết hạn hợp đồng thuê máy photocopy, nếu quý khách có nhu cầu tiếp tục sử dụng máy, có thể thỏa thuận gia hạn hợp đồng.                  

Tôi muốn thuê máy photocopy Ricoh nhưng chưa biết cách sử dụng thì làm sao?            

Khi thuê máy photo tại ICT Sài Gòn, bạn sẽ được đội ngũ kỹ thuật viên hỗ trợ xuyên suốt từ lúc giao máy, lắp đặt sử dụng cho đến khi trả máy. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo series các bài viết hướng dẫn sử dụng máy photocopy Ricoh dưới đây:              

• Cách lấy file scan từ máy photocopy Ricoh.   
• Cách photo tài liệu thu nhỏ trên máy photocopy Ricoh.   
• Cách scan trên máy photocopy Ricoh 6001   
• Cách tháo trống máy photocopy Ricoh   
• Bảng mã lỗi máy photocopy Ricoh   
• Cách scan CMND 2 mặt trên 1 trang máy photocopy Ricoh   

Thuê máy photocopy thương hiệu Toshiba có dễ sử dụng không?            

Câu trả lời là CÓ. Đối với nhu cầu sao in giấy tờ cơ bản thì chỉ cần bỏ ra 30 phút để thao tác dưới sự hỗ trợ của kỹ thuật viên là bạn đã có thể sử dụng được các chức năng chính của thiết bị rồi.              

Bạn cũng có thể xem thêm các bài viết hướng dẫn cách sử dụng hay xử lý lỗi do ICT Sài Gòn tổng hợp sau đây:              

• Cách chỉnh mực máy photocopy Toshiba   
• Cách chỉnh mực máy photocopy Toshiba 856   
• Cách reset máy photocopy Toshiba 720   
• Cài firmware cho máy photocopy Toshiba   
• Xử lý lỗi E010 trên máy photocopy Toshiba   

Tôi thuê máy photocopy nhưng không biết cách sử dụng có được hỗ trợ không?            

CÓ bạn nhé. ICT Sài Gòn luôn có kỹ thuật viên sẵn sàng hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình thuê và sử dụng máy photocopy. Ngoài ra, chúng tôi cũng có các bài viết hướng dẫn dành cho người mới bạn có thể tham khảo:            

• Cách photo tài liệu thu nhỏ   
• Hướng dẫn cách photo 2 mặt   
• Cách scan trên máy photocopy   
• Cách sử dụng máy photocopy   
• Cách kết nối máy photocopy với máy tính   
• Xử lý máy photocopy bị kẹt giấy   
• Xử lý sự cố thường gặp khi thuê máy photocopy   

Xem thêm