Hiện nay, nhu cầu in ấn văn bản, tài liệu của các doanh nghiệp ngày càng tăng cao. Tuy nhiên, việc đầu tư mua sắm máy in có thể gây tốn kém và không phù hợp với nhiều đơn vị. Giải pháp cho thuê máy in ra đời như một phương án tối ưu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà vẫn đáp ứng được nhu cầu in ấn.
Giá thuê máy in phụ thuộc vào nhiều yếu tố như loại máy in, thương hiệu, tính năng, thời gian thuê,... Dưới đây là bảng giá tham khảo tại ICT Sài Gòn:
Lưu ý: Giá trên chỉ mang tính chất tham khảo, giá chính xác phụ thuộc vào thời điểm cung cấp dịch vụ cho thuê máy in.
Giá thuê máy photocopy phụ thuộc vào nhiều yếu tố như loại máy photocopy , thương hiệu, tính năng, thời gian thuê,... Dưới đây là bảng giá tham khảo cho một số loại máy photocopy phổ biến:
Lưu ý: Giá trên chỉ mang tính chất tham khảo, giá chính xác phụ thuộc vào từng nhà cung cấp dịch vụ cho thuê máy photocopy .
Bước đầu tiên trong quy trình thuê máy in tại ICT Sài Gòn là liên hệ với bộ phận kinh doanh để được tư vấn. Nhân viên sẽ lắng nghe, tìm hiểu nhu cầu sử dụng thực tế của khách hàng, từ đó đưa ra những gợi ý về loại máy in cũng như gói dịch vụ phù hợp nhất.
Khách hàng cũng sẽ được cung cấp bảng giá chi tiết cho từng loại máy in, giúp so sánh và cân nhắc lựa chọn phù hợp với ngân sách của mình. Nếu cần, nhân viên kinh doanh sẽ trực tiếp đến văn phòng khách hàng để khảo sát, tư vấn cụ thể hơn.
Sau khi thống nhất về loại máy in và gói dịch vụ, ICT Sài Gòn sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng thuê máy in. Hợp đồng sẽ ghi rõ thông tin về máy in, thời gian thuê, giá cả, quyền lợi và trách nhiệm của mỗi bên.
Khách hàng cần đọc kỹ hợp đồng, đặc biệt là các điều khoản liên quan đến bảo hành, bảo trì, sửa chữa máy in trong thời gian thuê. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, khách hàng có thể yêu cầu nhân viên ICT Sài Gòn giải thích rõ trước khi ký kết.
Ngay sau khi hợp đồng được ký kết, ICT Sài Gòn sẽ tiến hành giao máy in cho khách hàng. Nhân viên kỹ thuật sẽ đến tận nơi để lắp đặt, cài đặt máy in, đảm bảo mọi thứ hoạt động ổn định trước khi bàn giao.
Đồng thời, nhân viên cũng sẽ hướng dẫn khách hàng cách sử dụng máy in, các lưu ý quan trọng để đảm bảo máy hoạt động bền bỉ và cho chất lượng bản in tốt nhất. Khách hàng sẽ được cung cấp đầy đủ thông tin liên hệ của bộ phận kỹ thuật để tiện liên lạc khi cần hỗ trợ.
Khi hết thời hạn thuê máy in, nếu khách hàng không có nhu cầu gia hạn, ICT Sài Gòn sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng. Nhân viên sẽ đến tận nơi để thu hồi máy in, kiểm tra tình trạng hoạt động cũng như số lượng bản in thực tế. Trong trường hợp khách hàng muốn gia hạn hợp đồng thuê, ICT Sài Gòn sẽ cùng thảo luận để đưa ra phương án phù hợp nhất. Khách hàng cũng có thể đề xuất thay đổi loại máy in hoặc gói dịch vụ nếu có nhu cầu sử dụng khác.
Máy in đa chức năng là loại máy in kết hợp nhiều tính năng như in, scan, copy, fax trong cùng một thiết bị. Loại máy này thường được các doanh nghiệp lựa chọn thuê bởi sự tiện lợi và tiết kiệm chi phí so với việc mua nhiều thiết bị riêng lẻ.
Máy in đa chức năng có nhiều dòng sản phẩm từ các thương hiệu uy tín như HP, Canon, Brother,.... Khi thuê máy in đa chức năng, khách hàng cần lưu ý các yếu tố như tốc độ in, khổ giấy hỗ trợ, độ phân giải, dung lượng bộ nhớ,... để lựa chọn được máy in phù hợp với nhu cầu nhất.
Máy in laser là loại máy in phổ biến trong các văn phòng bởi tốc độ in nhanh, chất lượng bản in sắc nét và chi phí in thấp. Máy in laser sử dụng công nghệ in laser, thích hợp với nhu cầu in văn bản, tài liệu với số lượng lớn.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn thuê máy in laser để tiết kiệm chi phí. Các dòng máy in laser cho thuê thường gặp là HP LaserJet, Canon LBP, Brother HL,... với nhiều lựa chọn về tốc độ in, khổ giấy và tính năng đi kèm.
Nếu doanh nghiệp có nhu cầu in tài liệu màu, thuê máy in màu là giải pháp tối ưu. Máy in màu cho chất lượng hình ảnh sắc nét, màu sắc trung thực, phù hợp để in các tài liệu quảng cáo, báo cáo, hình ảnh,...Tuy nhiên, giá thuê máy in màu thường cao hơn máy in trắng đen do chi phí mực in và bảo dưỡng cao hơn. Khách hàng cần cân nhắc kỹ nhu cầu sử dụng thực tế để lựa chọn loại máy in màu phù hợp, tránh lãng phí không đáng có.
Máy in A3 là loại máy in có khổ giấy lớn, thích hợp với các công ty thiết kế, in ấn chuyên nghiệp. Loại máy này thường có tốc độ in nhanh, cho bản in chất lượng cao và đa dạng về định dạng giấy in.
Tuy nhiên, giá thuê máy in A3 khá cao do kích thước lớn và tính năng chuyên dụng. Vì vậy, chỉ những doanh nghiệp có nhu cầu in ấn đặc thù mới cần cân nhắc thuê máy in A3. Khi lựa chọn, cần chú ý các thông số như tốc độ in, bộ nhớ, khay giấy, định dạng in,...
Một trong những lý do hàng đầu khiến các doanh nghiệp lựa chọn thuê máy in là tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu. Thay vì bỏ ra một khoản tiền lớn để mua máy in mới, doanh nghiệp chỉ cần trả một khoản phí thuê hàng tháng vừa phải. Điều này giúp doanh nghiệp có thể sử dụng nguồn vốn hiệu quả hơn, đầu tư vào các hoạt động kinh doanh khác. Hơn nữa, khi thuê máy in, doanh nghiệp không phải lo lắng về chi phí khấu hao, bảo dưỡng định kỳ hay thay thế linh kiện. Tất cả những chi phí này sẽ được nhà cung cấp dịch vụ cho thuê máy in chịu trách nhiệm.
Một lợi ích khác của thuê máy in là doanh nghiệp không phải tốn thời gian và công sức cho việc bảo trì, sửa chữa. Khi máy in gặp sự cố, nhân viên kỹ thuật của đơn vị cho thuê máy in sẽ có mặt kịp thời để xử lý, đảm bảo máy hoạt động ổn định. Điều này giúp doanh nghiệp tập trung vào công việc kinh doanh của mình, thay vì phải lo lắng về các vấn đề kỹ thuật của máy in. Đồng thời, việc sửa chữa, thay thế linh kiện cũng sẽ được thực hiện bởi những người có chuyên môn, đảm bảo chất lượng và tuổi thọ của máy in.
Thuê máy in mang lại sự linh hoạt cho doanh nghiệp trong việc đáp ứng nhu cầu in ấn. Tùy thuộc vào khối lượng công việc và ngân sách, doanh nghiệp có thể lựa chọn loại máy in và gói dịch vụ phù hợp. Nếu nhu cầu in ấn tăng lên, doanh nghiệp có thể dễ dàng nâng cấp lên loại máy in có công suất lớn hơn hoặc thuê thêm máy in. Ngược lại, nếu nhu cầu in ấn giảm, doanh nghiệp cũng có thể điều chỉnh gói dịch vụ cho phù hợp, tránh lãng phí không đáng có.
Trước khi ký kết hợp đồng thuê máy in, doanh nghiệp cần đọc kỹ các điều khoản, đặc biệt là phần liên quan đến quyền lợi và trách nhiệm của mỗi bên. Cần làm rõ các vấn đề như thời gian thuê, giá cả, phương thức thanh toán, điều kiện bảo hành, chính sách đổi trả, phạt vi phạm hợp đồng,…
Nếu có bất kỳ điều khoản nào chưa rõ ràng hoặc không đồng ý, doanh nghiệp nên chủ động trao đổi với nhà cung cấp để thống nhất trước khi ký kết. Việc đọc kỹ hợp đồng sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rắc rối, tranh chấp không đáng có trong quá trình thuê máy in.
Khi nhận máy in từ nhà cung cấp, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng tình trạng hoạt động của máy. Cần kiểm tra các chức năng cơ bản như in, scan, copy, fax (nếu có), đảm bảo máy hoạt động ổn định và cho chất lượng bản in tốt. Đồng thời, cần kiểm tra tình trạng vật lý của máy in như vỏ ngoài, khay giấy, dây cáp kết nối,... để đảm bảo máy không bị trầy xước, hư hỏng. Nếu phát hiện bất kỳ vấn đề nào, cần thông báo ngay cho nhà cung cấp để được xử lý kịp thời.
Để đảm bảo máy in hoạt động ổn định và kéo dài tuổi thọ, doanh nghiệp cần sử dụng máy đúng cách theo hướng dẫn của nhà cung cấp. Cần lưu ý các vấn đề như :
Việc sử dụng máy in đúng cách không chỉ giúp máy hoạt động ổn định mà còn giúp tiết kiệm chi phí sửa chữa, thay thế linh kiện.
Khi máy in gặp sự cố, doanh nghiệp cần liên hệ ngay với nhà cung cấp dịch vụ cho thuê máy in. Không nên tự ý sửa chữa hoặc nhờ người không chuyên sửa chữa, vì điều này có thể khiến tình trạng máy trở nên tồi tệ hơn. Các nhà cung cấp dịch vụ cho thuê máy in uy tín thường có đội ngũ kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm, sẵn sàng hỗ trợ khách hàng xử lý sự cố 24/7. Việc liên hệ sớm với nhà cung cấp sẽ giúp máy in được sửa chữa kịp thời, giảm thiểu thời gian gián đoạn công việc của doanh nghiệp.
Xác định nhu cầu sử dụng
Trước khi quyết định thuê máy in, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu sử dụng thực tế của mình. Cần trả lời các câu hỏi như:
Việc xác định rõ nhu cầu sử dụng sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được loại máy in và gói dịch vụ phù hợp, tránh lãng phí hoặc không đáp ứng đủ nhu cầu.
Dựa trên nhu cầu sử dụng đã xác định, doanh nghiệp có thể lựa chọn loại máy in phù hợp. Một số loại máy in phổ biến để thuê bao gồm:
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến khổ giấy in (A4, A3) và màu sắc (trắng đen, màu) để lựa chọn máy in cho phù hợp.
Khi lựa chọn máy in để thuê, doanh nghiệp cần chú ý đến các thông số kỹ thuật quan trọng như:
Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của nhà cung cấp hoặc chuyên gia về máy in để lựa chọn được sản phẩm có cấu hình phù hợp với nhu cầu sử dụng và ngân sách của mình.
Giá thuê máy in là một yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần cân nhắc khi lựa chọn nhà cung cấp. Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào giá thuê để đưa ra quyết định, mà cần xem xét tổng thể các yếu tố như:
Doanh nghiệp nên thu thập báo giá từ nhiều nhà cung cấp khác nhau, so sánh và lựa chọn đơn vị có mức giá thuê máy in hợp lý, đi kèm với chất lượng dịch vụ tốt. Không nên vì ham rẻ mà thuê máy in kém chất lượng, dễ gây hư hỏng và ảnh hưởng đến công việc.
Thông thường, thời gian thuê máy in tối thiểu là 01 ngày, tối đa có thể lên đến 36 tháng tùy theo nhu cầu của khách hàng. Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng thực tế.
Chi phí thuê máy in thường bao gồm giá thuê máy hàng tháng, chi phí vận chuyển, lắp đặt và một lượng mực in nhất định. Tùy thuộc vào nhà cung cấp và gói dịch vụ, chi phí thuê máy in có thể dao động và bao gồm thêm một số dịch vụ khác như bảo trì định kỳ, hỗ trợ kỹ thuật 24/7,...
Nếu máy in bị hỏng trong thời gian thuê, doanh nghiệp cần liên hệ ngay với nhà cung cấp để được hỗ trợ. Nhà cung cấp sẽ cử kỹ thuật viên đến kiểm tra, sửa chữa hoặc thay thế máy in nếu cần thiết. Thông thường, chi phí sửa chữa, thay thế linh kiện sẽ được nhà cung cấp chịu trách nhiệm nếu lỗi không phải do khách hàng gây ra.
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể thay đổi gói dịch vụ thuê máy in trong thời gian thuê nếu nhu cầu sử dụng thay đổi. Ví dụ, nếu khối lượng in ấn tăng lên, doanh nghiệp có thể nâng cấp lên gói dịch vụ cao hơn với số lượng bản in nhiều hơn. Ngược lại, nếu nhu cầu in ấn giảm, doanh nghiệp cũng có thể chuyển sang gói thấp hơn để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, việc thay đổi gói dịch vụ cần được thông báo trước cho nhà cung cấp và tuân theo các điều khoản trong hợp đồng thuê máy in.
Điều này tùy thuộc vào chính sách của từng nhà cung cấp dịch vụ cho thuê máy in. Một số nhà cung cấp cho phép khách hàng mua lại máy in sau khi hết hạn hợp đồng với mức giá ưu đãi. Tuy nhiên, cũng có nhà cung cấp không áp dụng chính sách này và yêu cầu khách hàng trả lại máy in sau khi hết hạn hợp đồng. Doanh nghiệp cần trao đổi kỹ với nhà cung cấp về vấn đề này trước khi ký kết hợp đồng thuê máy in.
Máy Tính All In One
Máy Tính Để Bàn
Laptop
Màn Hình Máy Tính
Linh Kiện Máy Tính
Thiết bị văn phòng
Thiết bị mạng
Camera Wifi
Camera Quan Sát
Camera Trọn Bộ
Đầu Ghi Hình Camera
Hàng Cũ
