Giải Pháp Hội Nghị Truyền Hình Hiệu Quả Tối Ưu Chi Phí

Bạn đang tìm giải pháp hội nghị truyền hình cho doanh nghiệp của mình? Bạn muốn tham khảo rõ hơn về ưu nhược điểm của các giải pháp hội nghị truyền hình phổ biến nhất hiện nay? Cùng ICT Sài Gòn tìm hiểu chi tiết trong nội dung bài viết hôm nay các bạn nhé.   

Hội nghị truyền hình là gì   

Hội nghị truyền hình là giải pháp giúp cung cấp khả năng giao tiếp, trao đổi thông tin trực tiếp theo thời gian thực. Nhờ việc truyền tải các hình ảnh, âm thanh một cách trực tuyến được thực hiện cùng lúc giữa nhiều điểm khác nhau thông qua các thiết bị hội nghị trực tuyến, triển khai trên nên những công nghệ về mạng truyền thông tiên tiến như mạng IP (Internet Protocol), ATM hay ISDN.   

Không chỉ giúp trao đổi thông tin, giải pháp hội nghị truyền hình còn giúp tăng cường khả năng giao tiếp, nâng cao sự tương tác giữa những cá nhân cùng các nhóm thành viên khi tham dự một cuộc họp hay trong một hội nghị với nhau.   

Đồng thời giúp việc trao đổi trở nên hiệu quả và cụ thể hơn khi hội nghị truyền hình hỗ trợ hiển thị các tài liệu, bảng biểu thông qua phương thức trình chiếu. Phương thức này được thực hiện khi kết nối hệ thống hội nghị video với các thiết bị đầu vào như: laptop, smartphone, máy tính để bàn (PC), bảng trắng kỹ thuật số… vào các đầu ra như loa, màn hình…   

Tại sao sử dụng hội nghị truyền hình   

• Giảm chi phí đi lại, chi phí tổ chức, chi phí ăn uống ngủ nghỉ   
• Giảm thời gian đi máy bay, taxi, thời gian tổ chức, đón tiếp   
• Giảm những mệt mỏi sau các chuyến đi, Giảm những sự cố phát sinh không đáng có trong quá trình đi lại tổ chức → Bảo vệ môi trường   
• Kết nối mọi người từ bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào, với bất kỳ người nào như gặp trực tiếp.\ 

Xem thêm: Giải pháp tổng đài VoIP cho doanh nghiệp 

Các hình thức hội nghị truyền hình   

Cùng với sự phát triển không ngừng về công nghệ, hội nghị truyền hình hiện nay cũng được chia thành nhiều hình thức khác nhau, theo đó các hình thức này sẽ đáp ứng tốt nhất những nhu cầu sử dụng khác nhau của mọi người, trong mọi lĩnh vực. Những hình thức về hội nghị truyền hình bao gồm:   

Hội nghị truyền hình cá nhân (personal)   

Đây là dạng hội nghị truyền hình có quy mô nhỏ và thường sử dụng cho một người.   

Thiết bị sử dụng có thể tích hợp từ ngay PC của cá nhân, hoặc có thể là Desktop hay Laptop. Cùng một software và các tài nguyên khác như: Webcam , Handphone.   

Hội nghị truyền hình studio (Middle Class)   

Đây là dạng hội nghị truyền hình có quy mô trung bình, thích hợp với các cuộc họp nhóm. Sử dụng cho các cơ quan doanh nghiệp có văn phòng đại diện trải trên diện rộng.   

Thiết bị sử dụng là các dòng sản phẩm chuyên dụng dành cho hội nghị truyền hình.   

Hội nghị truyền hình quy mô rộng (Classroom)   

Đây là dạng hội nghị truyền hình chuyên dụng, thường phục vụ cho các hội nghị có quy mô lớn.   

Những dòng sản phẩm này vô cùng đa dạng và có thể đáp ứng cho mọi nhu cầu của hội nghị truyền hình trong các lĩnh vực. Và thường được thiết kế đồng bộ với những thiết bị phụ trợ cho hội nghị truyền hình khác.   

Hội nghị truyền hình điểm – điểm (point – to – point)   

Đây là dạng hội nghị truyền hình rất phổ biến, với 2 điểm trực tiếp tham gia. Tuy nhiên vẫn có thể tổ chức với các quy mô khác nhau.   

Quá trình kết nối của dạng hội nghị truyền hình này sẽ do một đầu chủ động quay số. Những thông số kết nối sẽ được quy định trước tại 2 đầu hoặc một đầu để đặt chế độ Auto Accept   

Hội nghị truyền hình điểm – đa điểm (Point – to – Multi point)   

Dạng hội nghị truyền hình này có nhiều điểm tham gia cùng một lúc. Trong đó, sẽ có một điểm giữ vai trò là trung tâm và giữ quyền chủ tọa. Những điểm khác khi tham gia vào mạng thì được kiểm soát dưới sự quyền điểm chủ tọa.   

Hội nghị truyền hình đa điểm (Multi point)   

Đây là dạng hội nghị truyền hình có quy mô tổ chức khá phức tạp và ít nhất phải có nhiều hơn 3 điểm cùng tham gia.   

Thiết bị sẽ gồm: MCU, Gatekeper, Gateway… sẽ đóng vai trò là trung tâm xử lý cho hội nghị truyền hình đa điểm.   

Dạng hội nghị này còn có thể liên lạc bằng Video hoặc Voice, với mục đích là tiết kiệm được chi phí tốt hơn.   

Công nghệ và các thành phần   

Công nghệ   

Hội nghị truyền hình về mặt công nghệ thì đây là một hệ thống thiết bị điện tử (bao gồm cả phần cứng và phần mềm) sử dụng công nghệ kỹ thuật số, nén (coder/decoder) âm thanh và video theo thời gian thực. Giải pháp hội nghị truyền hình hoạt động dựa trên công nghệ IP với sự hỗ trợ nhiều giao thức (H.320, H.323, SIP, SCCP), điều này cho phép người dùng triển khai hệ thống hội nghị truyền hình tiên tiến nhưng vẫn tận dụng được cơ sở hạ tầng sẵn có.   

Phương thức hoạt động   

Hội nghị truyền hình có phương thức hoạt động được hiểu cơ bản như sau:   

• Thiết bị điều khiển đa điểm (MCU) hoặc thiết bị giữ vai trò trung tâm sẽ tạo Room Meeting gọi cho thiết bị đầu cuối hoặc ngược lại. Cuộc gọi sẽ được thiết lập thông qua địa chỉ IP cài đặt sẵn từ ban đầu.   
• Mỗi cuộc gọi từ bên ngoài vào kể cả cuộc gọi từ thiết bị cố định hay từ di động (với phần mềm) đều được xem là 01 điểm cầu kết nối (01 địa chỉ IP).   
• Thiết bị đầu cuối hội nghị giữ vai trò xử lý và thu phát hình ảnh cùng âm thanh tại phòng hội nghị.   
• Người vận hành có thể quản lý MCU thông qua web ở bất kỳ đâu bằng cách truy cập vào trình quản lý.   
• Người quản lý có quyền can thiệp vào tất cả các điểm cầu lúc đang hội nghị như ngắt kết nối, cho phép phát biểu, ngắt âm thanh (trao đổi riêng)… khi cần thiết.   
• Việc hiển thị layout trên màn hình hiển thị sẽ được chọn bởi người sử dụng tại phòng hội nghị, có nhiều cơ chế hiển thị khác nhau phù hợp với phòng họp và số lượng người tham gia cuộc họp.   

Thành phần cấu tạo   

Thiết bị đầu cuối hội nghị truyền hình (Video Conference System) là thiết bị cần phải có cho mỗi điểm tham dự hội nghị và bắt buột phải có 05 thành phần cơ bản sau:   

• Camera thu hình: là Camera để ghi lại hình ảnh tại điểm hội nghị và truyền về trung tâm hoặc cho các điểm khác.   
• Micro thu âm: Micro để thu lại âm thanh và truyền về trung tâm hoặc các điểm khác, để các điểm cầu khác có thể nghe thấy. Micro có thể sử dụng là Micro hội nghị, micro thu âm đa hướng, micro của laptop, PC…   
• Bộ codec: Là thiết bị phần cứng hoặc phần mềm có nhiệm vụ mã hoá tất cả tín hiệu hình ảnh, âm thanh thu được ở điểm cầu, sau đó truyền đi qua các điểm khác, đồng thời, nhận tín hiệu hình ảnh, âm thanh ở các điểm khác, rồi phát ra ngoài cho người tham dự. Bộ Codec có thể là PC/Laptop, tablet, software, hay bộ codec chuyên dụng…   
• Màn hình hiển thị: Màn hình hiển thị hình ảnh của các điểm hội nghị ở xa. Có thể là màn hình video wall, TV, monitor, máy chiếu, hoặc màn hình laptop, desktop…   
• Hệ thống loa phát: Hệ thống loa để phát âm thanh của các điểm cầu hội nghị ở xa, nghe được những gì họ nói. Loa có thể dùng loa hội nghị, loa của TV hay loa của Laptop, PC…   
• Thiết bị khác: Thiết bị hỗ trợ, điều khiển hội nghị truyền hình đa điểm (MCU): MCU – Multipoint Control Unit còn được gọi là “conferencing server” hay “conferencing bridge”. là một loại phần cứng hội nghị truyền hình có chức năng là cầu nối cho thiết bị đầu cuối tham gia vào một hệ thống hội nghị đa điểm   

1. Tất cả người dùng được hiển thị trên màn hình chia nhỏ.   
2. Lựa chọn loa được hiển thị bằng giọng nói kích hoạt bằng giọng nói.   
3. Các điểm hội nghị cá nhân được hiển thị toàn màn hình và được chuyển đổi giữa một người điều tiết bằng tay.   
4. Hiển thị đồng thời 24 điểm .   
5. Có thể nâng cấp tối đa lên tới 200 điểm HD.   
6. Hỗ trợ tất cả các thiết bị chuẩn H.323/SIP   
7. Cho phép chia sẽ dữ liệu HD từ máy tính.   
8. Dễ dàng sử dụng và điều khiển thông qua giao diện web.   
9. Có thể cài trên smartphone, laptop/PC   

Ưu nhược điểm của hội nghị truyền hình   

Ưu điểm   

• Giải quyết công việc ngay tức khắc bất kỳ lúc nào, bất kỳ ở đâu.   
• Làm việc face to face như gặp mặt trực tiếp.   
• Thực hiện cuộc họp nhiều chi nhánh cùng một lúc.   
• Nhiều người cùng tham gia vao cuộc họp   
• Giúp việc hội họp, trao đổi thông tin luôn được đáp ứng tốt nhất thông qua truyền hình hội nghị,   
• Cho phép việc giao tiếp được thực hiện trực tiếp đồng thời giữa các địa điểm khác nhau, hay xa nhau về vị trí địa lý với hình ảnh và âm thanh hội nghị chân thực nhất,   
• Nội dung thông tin đảm bảo liên tục, xuyên suốt, chính xác và toàn cầu với giải pháp video conference,   
• Âm thanh trung thực, rõ ràng, hình ảnh đẹp,   
• Khả năng bảo mật tối ưu, cho phép lưu lại nội dung hội họp nhờ giải pháp họp trực tuyến,   
• Tránh lãng phí thời gian và tiết kiệm hiệu quả chi phí,   
• Tăng cường mối quan hệ hợp tác với khách hàng, đối tác và trong nội bộ doanh nghiệp,   
• Nâng cao hiệu suất công việc, nâng cao khả năng ứng biến tức thời, những quyết định được đưa ra nhanh chóng, kịp thời và chính xác hơn với giải pháp video conferencing…   

Hạn chế   

• Chất lượng hội nghị truyền hình còn phụ thuộc vào đường truyền mạng   

Hội nghị truyền hình ứng dụng cho lĩnh vực   

• Ứng dụng bởi các cơ quan chính phủ, các đơn vị nhà nước.   
• Lĩnh vực giáo dục, tổ chức đào tạo nội bộ, nâng cao hiệu quả đào tạo từ xa…   
• Lĩnh vực y tế với những hoạt động nhằm giúp trao đổi kinh nghiệm, hội thảo với các bác sĩ nước ngoài, giúp hội chuẩn, chỉ đạo phẫu thuật, thực hiện hoạt động chăm sóc y tế từ xa…   
• Giúp các tổ chức, các cơ quan, các khu, các sở hoặc các trường có thể thực hiện tốt công tác điều hành, quản lý khi bị phân tách về không gian.   
• Thiết bị hội nghị trực tuyến giá rẻ còn được ứng dụng rộng rãi trong những lĩnh vực khác với yêu cầu về việc giao tiếp trực tiếp theo thời gian thực hay cần trao đổi thông tin thông qua hình ảnh, âm thanh…   
• Lĩnh vực kinh doanh: họp chiến lược kinh doanh của mỗi công ty, tranning nhân viên từ xa, hướng dẫn chỉ đạo công tác,…   
• Lĩnh vực chính trị: họp chỉ đạo, họp chính trị,..   
• Lĩnh vực nghệ thuật, điện ảnh: đào tạo những khóa học diễn viên ngắn hạn, hoặc đào tạo đạo diễn theo quốc tế,…   

Phan Văn Tâm

Mình là phó phòng kỹ thuật tại công ty ICT SÀI GÒN, chuyên phụ trách nội dung bài đăng và hỗ trợ giải đáp thắc mắc liên quan đến vấn đề kỹ thuật và công nghệ. Bạn đọc nếu câu hỏi cần giải đáp đừng ngần ngại để lại comment bên dưới bài viết nhé