Cách Sử Dụng Máy Photocopy Cho Người Mới [Chi Tiết]

Máy photocopy là một thiết bị văn phòng không thể thiếu trong nhiều công ty, trường học và cơ quan. Tuy nhiên, với những người mới bắt đầu, việc sử dụng máy photocopy có thể gặp đôi chút khó khăn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng máy photocopy văn phòng từ cơ bản đến nâng cao để bạn có thể thao tác dễ dàng và nhanh chóng.     

Cấu tạo và nguyên lý hoạt động của máy photocopy 

Để thực sự làm chủ một công cụ, việc đầu tiên và quan trọng nhất là phải hiểu rõ bản chất của nó. Một chiếc máy photocopy, dù trông phức tạp, về cơ bản hoạt động dựa trên một nguyên lý vật lý thú vị gọi là tĩnh điện học hay cụ thể hơn là quy trình xerography. 

Về cơ bản, một chiếc máy photocopy hiện đại bao gồm các thành phần chính sau: 

• Mặt kính quét (Platen Glass) và Bộ nạp bản gốc tự động (ADF - Automatic Document Feeder): Đây là nơi bạn đặt tài liệu gốc. Mặt kính dùng cho các tài liệu dày như sách hoặc từng tờ một. ADF tiện lợi hơn khi bạn cần sao chụp một tập tài liệu nhiều trang, máy sẽ tự động kéo từng tờ qua bộ phận quét. 
• Bộ phận quang học (Scanner/Optics): Khi bạn nhấn nút sao chụp, một nguồn sáng mạnh (thường là đèn Xenon hoặc dãy đèn LED) sẽ quét qua tài liệu gốc. Hình ảnh của tài liệu sẽ được phản chiếu qua một hệ thống gương và thấu kính, sau đó hội tụ lên bề mặt của bộ phận quan trọng nhất: trống cảm quang. 
• Trống cảm quang (Photoreceptor Drum): Đây được xem là trái tim của máy photocopy. Nó là một xi lanh kim loại được phủ một lớp vật liệu bán dẫn đặc biệt (thường là Selen, Tellurium hoặc các hợp chất hữu cơ). Lớp phủ này có đặc tính rất độc đáo: nó dẫn điện khi tiếp xúc với ánh sáng và cách điện khi ở trong bóng tối. 
• Hộp mực (Toner Cartridge): Mực photocopy (toner) không phải là chất lỏng như mực máy in phun. Nó là một loại bột siêu mịn, có thành phần chính là nhựa polymer, bột màu và các hạt oxit sắt. Các hạt mực này được tích điện trái dấu với các vùng không được chiếu sáng trên trống. 
• Bộ phận sấy (Fuser Unit): Đây là trạm cuối cùng trong hành trình của tờ giấy. Nó bao gồm hai trục lăn, một trục được nung nóng (heat roller) và một trục ép (pressure roller). Nhiệt độ và áp suất từ bộ phận này sẽ làm tan chảy các hạt nhựa trong mực và ép chúng dính chặt vào sợi giấy, tạo ra một bản sao vĩnh viễn. 

Quy trình sao chụp (Xerography) diễn ra như thế nào? 

Hãy hình dung quy trình này qua 6 bước tuần tự, một vũ điệu của ánh sáng, tĩnh điện và nhiệt độ: 

• 1. Tích điện cho trống: Trước khi quá trình bắt đầu, một dây cao áp (corona wire) hoặc một con lăn tích điện sẽ truyền một lớp điện tích âm (hoặc dương, tùy công nghệ) đồng nhất lên toàn bộ bề mặt của trống cảm quang trong bóng tối. 
• 2. Phơi sáng: Đèn quét chiếu sáng tài liệu gốc. Những vùng trắng của tài liệu (không có chữ hoặc hình ảnh) sẽ phản xạ nhiều ánh sáng hơn. Ánh sáng này được hệ thống quang học hướng đến bề mặt trống. Tại những vị trí được ánh sáng chiếu vào, lớp quang dẫn trở nên dẫn điện và làm mất đi lớp điện tích, trở nên trung hòa về điện. Ngược lại, những vùng tối của tài liệu (chữ viết, hình ảnh) sẽ phản xạ ít hoặc không phản xạ ánh sáng, do đó những vùng tương ứng trên trống vẫn giữ nguyên điện tích ban đầu. Kết quả là một hình ảnh tĩnh điện (latent image) ẩn trên bề mặt trống, một bản sao của tài liệu gốc nhưng được tạo ra bằng điện tích thay vì mực. 
• 3. Hiện ảnh (Developing): Trống tiếp tục quay và đi qua bộ phận chứa mực. Các hạt mực đã được tích điện trái dấu với hình ảnh ẩn trên trống. Theo nguyên lý vật lý, các điện tích trái dấu hút nhau. Do đó, các hạt mực sẽ bị hút và bám vào những vùng còn mang điện tích trên trống, làm cho hình ảnh ẩn hiện lên rõ ràng. 

• 4. Truyền ảnh (Transferring): Một tờ giấy trắng được đưa vào và di chuyển bên dưới trống. Một dây cao áp khác hoặc con lăn tích điện thứ hai sẽ truyền cho tờ giấy một lớp điện tích mạnh hơn và cùng dấu với điện tích trên trống. Lực hút tĩnh điện này đủ mạnh để kéo các hạt mực từ bề mặt trống sang bề mặt giấy. 
• 5. Sấy khô (Fusing): Tờ giấy lúc này đã mang hình ảnh bằng mực nhưng các hạt mực chỉ đang bám hờ. Nó ngay lập tức được đưa qua bộ phận sấy. Nhiệt độ cao (khoảng 180-200 độ C) và áp suất lớn từ cặp lô sấy sẽ làm mực tan chảy và thấm sâu vào các sợi giấy, tạo thành một hình ảnh bền vững, không thể bị phai mờ. 
• 6. Làm sạch (Cleaning): Sau khi truyền ảnh sang giấy, trên bề mặt trống vẫn có thể còn sót lại một ít mực thừa. Một lưỡi gạt bằng cao su (cleaning blade) sẽ gạt sạch những hạt mực này vào một khoang chứa mực thải. Đồng thời, một đèn xóa (erase lamp) sẽ chiếu sáng toàn bộ bề mặt trống để xóa hết các điện tích còn sót lại, đưa trống về trạng thái sẵn sàng cho chu kỳ sao chụp tiếp theo. 

Toàn bộ quá trình này diễn ra với tốc độ cực nhanh, chỉ trong vài giây cho một trang tài liệu. Việc hiểu rõ từng bước giúp bạn nhận ra tầm quan trọng của việc sử dụng mực in chất lượng, giữ cho mặt kính luôn sạch sẽ và tại sao việc xử lý kẹt giấy ở bộ phận sấy lại cần sự cẩn trọng đặc biệt. 

Hướng dẫn cách sử dụng máy photo cho người mới dễ hiểu nhất     

Máy photocopy là một thiết bị không thể thiếu trong văn phòng, giúp sao chép tài liệu một cách nhanh chóng và tiện lợi. Tuy nhiên, đối với những người mới sử dụng, việc làm quen với các chức năng của máy có thể gặp khó khăn. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng máy photocopy một cách đơn giản và dễ hiểu nhất.     

Lưu ý: Khách hàng đang thuê máy photocopy tại ICT Sài Gòn có thể gọi vào số hotline kỹ thuật để được hướng dẫn chi tiết về các thao tác sử dụng máy photocopy. Chúng tôi luốn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng các vấn đề liên quan đến kỹ thuật trong suốt thời gian thuê.   

Khởi động máy photocopy     

Trước khi thực hiện bất kỳ thao tác nào, bạn cần khởi động máy photocopy đúng cách để đảm bảo máy hoạt động ổn định. Một số máy cần thời gian để khởi động và làm nóng trước khi sẵn sàng sử dụng. Việc khởi động đúng quy trình sẽ giúp máy vận hành trơn tru và kéo dài tuổi thọ.     

1. Bước 1 - Kiểm tra nguồn điện: Trước khi bật máy, hãy kiểm tra xem dây nguồn đã được cắm chắc chắn vào ổ điện hay chưa. Đảm bảo nguồn điện ổn định để tránh tình trạng mất điện đột ngột làm ảnh hưởng đến hoạt động của máy.     
2. Bước 2 - Bật công tắc nguồn: Tìm công tắc nguồn của máy, thường được đặt ở bên hông hoặc phía trước. Nhấn hoặc gạt công tắc để khởi động máy. Một số dòng máy sẽ có đèn báo hiệu hoặc màn hình hiển thị khi máy đã được bật.     
3. Bước 3 - Chờ máy khởi động: Sau khi bật nguồn, máy sẽ cần một khoảng thời gian ngắn để khởi động. Trong quá trình này, máy sẽ thực hiện kiểm tra hệ thống, làm nóng bộ phận sấy và chuẩn bị sẵn sàng để hoạt động. Hãy đợi đến khi màn hình hiển thị trạng thái sẵn sàng.     
4. Bước 4 - Kiểm tra khay giấy và mực in: Trước khi sử dụng, hãy kiểm tra xem khay giấy có đủ giấy hay không và giấy có được đặt ngay ngắn không. Đồng thời, kiểm tra mức mực in để đảm bảo chất lượng bản sao không bị mờ hoặc nhòe.     
5. Bước 5 - Tiến hành sao chép tài liệu: Sau khi máy đã sẵn sàng, người dùng có thể đặt tài liệu vào khay kính hoặc khay nạp giấy tự động, chọn số lượng bản sao và nhấn nút sao chép để bắt đầu quá trình in ấn.     

Việc khởi động máy photocopy đúng cách không chỉ giúp tăng tuổi thọ của thiết bị mà còn đảm bảo quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc.     

Những thao tác cơ bản trên máy photocopy bạn cần biết     

Máy photocopy có nhiều chức năng, nhưng để sử dụng hiệu quả, bạn chỉ cần nắm vững những thao tác cơ bản như sao chép tài liệu, chỉnh số lượng bản sao, chọn chế độ màu hoặc trắng đen, thay đổi kích thước giấy và khắc phục một số lỗi phổ biến.      

Bật và tắt máy photocopy: Trước khi sử dụng, bạn cần đảm bảo máy đã được kết nối với nguồn điện. Nhấn công tắc nguồn hoặc nút khởi động trên bảng điều khiển để bật máy. Sau khi sử dụng xong, hãy nhấn nút tắt nguồn và đợi máy tắt hoàn toàn trước khi rút dây điện nếu cần. Điều này giúp bảo vệ tuổi thọ của máy và tiết kiệm điện năng.     

Đặt tài liệu vào máy     

Có hai cách đặt tài liệu vào máy photocopy:     

• Khay kính (Flatbed): Đặt tài liệu úp xuống mặt kính sao cho căn chỉnh đúng vị trí hướng dẫn trên máy. Phù hợp với tài liệu đơn lẻ hoặc sách dày.     
• Khay nạp giấy tự động (ADF - Automatic Document Feeder): Sử dụng khi cần sao chép nhiều trang liên tiếp. Hãy sắp xếp giấy ngay ngắn và đặt vào khay theohướng dẫn để tránh kẹt giấy.     

Chọn chế độ sao chép     

Máy photocopy hiện đại có nhiều chế độ sao chép khác nhau:     

• Sao chép đen trắng hoặc màu (tùy vào loại máy).     
• Chọn số lượng bản sao: Nhập số lượng mong muốn trên bảng điều khiển.     
• Phóng to, thu nhỏ: Tùy chỉnh kích thước bản sao theo nhu cầu.     
• Chọn khay giấy: Một số máy cho phép chọn khay giấy phù hợp với kích thước tài liệu.     
• Sau khi cài đặt xong, nhấn nút "Start" để bắt đầu sao chép.     

Kiểm tra và thay mực in     

Khi thấy bản sao bị mờ hoặc xuất hiện thông báo hết mực, bạn cần thay hộp mực mới:     

1. Mở nắp máy theo hướng dẫn.     
2. Lấy hộp mực cũ ra và lắc nhẹ hộp mực mới để bột mực phân bố đều.     
3. Đặt hộp mực vào đúng vị trí, đóng nắp lại và khởi động máy để nhận diện hộp mực mới.     

Xử lý sự cố kẹt giấy     

Kẹt giấy là lỗi phổ biến khi sử dụng máy photocopy. Nếu gặp phải, hãy làm theo các bước sau:     

1. Tắt máy trước khi xử lý để đảm bảo an toàn.     
2. Mở nắp máy và xác định vị trí giấy bị kẹt.     
3. Kéo giấy ra nhẹ nhàng theo đúng chiều để tránh làm rách giấy.     
4. Đóng nắp lại và khởi động lại máy để tiếp tục sử dụng.     
5. Để hạn chế kẹt giấy, hãy sử dụng đúng loại giấy được khuyến nghị và kiểm tra giấy trước khi đặt vào máy.     

Nắm vững những thao tác cơ bản trên máy photocopy giúp bạn sử dụng thiết bị hiệu quả, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sự cố trong quá trình làm việc.     

Các bước copy trên máy     

Quá trình sao chép tài liệu trên máy photocopy gồm nhiều bước, từ việc chuẩn bị tài liệu, cài đặt số lượng bản sao, chọn chế độ in cho đến việc kiểm tra chất lượng bản in. Hãy làm theo các bước hướng dẫn để đảm bảo bản sao rõ nét và đúng yêu cầu.     

Bước 1: Đặt tài liệu copy lên vị trí quét     

Trước khi bắt đầu sao chép, hãy đảm bảo rằng tài liệu của bạn được đặt đúng vị trí trên máy photocopy. Nếu sử dụng mặt kính quét (scanner), hãy đặt tài liệu úp xuống và căn chỉnh theo các đường hướng dẫn trên kính. Nếu sử dụng khay nạp giấy tự động (ADF), hãy đặt tài liệu ngay ngắn vào khay, đảm bảo không bị cong hay nhăn để tránh lỗi trong quá trình quét.     

Bước 2: Chọn số lượng và màu sắc     

Trên bảng điều khiển của máy photocopy, nhập số lượng bản sao bạn muốn tạo. Nếu cần sao chép tài liệu với màu sắc gốc, hãy chọn chế độ màu (Color). Nếu chỉ cần bản sao đen trắng, hãy chọn chế độ trắng đen (Black & White) để tiết kiệm mực in.     

Bước 3: Chọn kích thước giấy     

Tùy theo tài liệu gốc, bạn có thể chọn kích thước giấy phù hợp như A4, A3 hoặc Letter. Nếu muốn phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu, hãy điều chỉnh tỷ lệ sao chép theo nhu cầu. Một số máy cũng có chức năng tự động nhận diện kích thước giấy để giúp bạn thao tác nhanh chóng hơn.     

Bước 4:  Hoàn tất thao tác copy     

Sau khi thiết lập đầy đủ các thông số, nhấn nút "Start" hoặc "Copy" để bắt đầu quá trình sao chép. Chờ máy thực hiện và lấy bản sao ra từ khay giấy. Kiểm tra lại chất lượng bản sao để đảm bảo không bị mờ, nhòe hay mất chữ. Nếu có lỗi, bạn có thể điều chỉnh lại cài đặt và thực hiện sao chép lại.     

Tham khảo: Hướng dẫn scan trên máy photocopy   

Một số lưu ý khi sử dụng máy photocopy     

Máy photocopy là thiết bị quan trọng trong văn phòng, giúp sao chép tài liệu nhanh chóng và hiệu quả. Tuy nhiên, để sử dụng máy photocopy đúng cách, đảm bảo tuổi thọ của thiết bị cũng như chất lượng bản in, người dùng cần lưu ý một số điều quan trọng. Dưới đây là những hướng dẫn cơ bản giúp bạn vận hành máy một cách an toàn và hiệu quả.     

Đọc kỹ hướng dẫn sử dụng     

Trước khi sử dụng máy photocopy, bạn nên đọc kỹ hướng dẫn sử dụng do nhà sản xuất cung cấp. Điều này giúp bạn nắm rõ các chức năng của máy, cách vận hành an toàn và xử lý những sự cố nhỏ có thể xảy ra. Việc hiểu rõ cách sử dụng không chỉ giúp nâng cao hiệu suất công việc mà còn giảm nguy cơ hỏng hóc do thao tác sai.     

Sử dụng giấy phù hợp     

Chất lượng giấy ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động của máy photocopy. Nên chọn loại giấy có độ dày phù hợp, bề mặt phẳng và không bị ẩm mốc để tránh tình trạng kẹt giấy hoặc làm giảm chất lượng bản in. Ngoài ra, không nên sử dụng giấy đã in một mặt hoặc giấy kém chất lượng vì có thể gây hỏng hóc cho máy.     

Bảo trì và vệ sinh định kỳ     

Việc bảo trì và vệ sinh máy photocopy thường xuyên giúp kéo dài tuổi thọ máy và đảm bảo chất lượng sao chép. Bạn nên lau sạch bụi trên bề mặt kính quét, kiểm tra hộp mực và loại bỏ giấy vụn kẹt bên trong máy. Nếu máy có dấu hiệu trục trặc, hãy liên hệ với kỹ thuật viên để được hỗ trợ kịp thời.     

Tránh sử dụng liên tục trong thời gian dài     

Máy photocopy cần thời gian nghỉ ngơi để tránh quá tải và quá nhiệt. Việc sử dụng máy liên tục trong thời gian dài có thể làm giảm hiệu suất hoạt động và gây hỏng các linh kiện bên trong. Nếu cần sao chép số lượng lớn, hãy chia nhỏ công việc hoặc để máy nghỉ giữa các lần sử dụng.     

Kiểm tra mực in thường xuyên     

Mực in ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng bản sao. Hãy đảm bảo rằng hộp mực luôn ở mức đủ để tránh tình trạng mờ chữ, mất nét hoặc kẹt giấy. Khi thay mực, nên sử dụng loại mực chính hãng và đúng với dòng máy để đảm bảo hoạt động tốt nhất.    

Các lỗi thường gặp khi sử dụng máy photocopy 

Lỗi kẹt giấy 

Kẹt giấy là sự cố phổ biến nhất và cũng gây khó chịu nhất. Nguyên nhân có thể do giấy bị ẩm, giấy quá mỏng hoặc quá dày, giấy bị nhăn, hoặc có vật thể lạ trong đường đi của giấy. Khi gặp lỗi này, máy sẽ dừng lại và màn hình điều khiển sẽ hiển thị một sơ đồ chỉ rõ vị trí giấy đang bị kẹt. 

Quy trình xử lý: 

1. Bình tĩnh và quan sát: Đừng vội vàng kéo giấy ra ngay lập tức. Hãy nhìn vào sơ đồ trên màn hình. Nó sẽ chỉ cho bạn chính xác khu vực cần mở (ví dụ: khay giấy, nắp hông, bộ phận sấy). 
2. Mở các nắp theo chỉ dẫn: Các nắp hoặc khu vực có thể mở thường được đánh dấu bằng các tay cầm hoặc lẫy màu xanh lá cây. Hãy mở chúng một cách nhẹ nhàng. 
3. Xác định vị trí giấy kẹt: Dùng mắt thường để tìm tờ giấy bị kẹt bên trong máy. 
4. Kéo giấy ra từ từ và thẳng: Nắm lấy mép giấy bằng cả hai tay (nếu có thể) và kéo ra một cách từ từ theo chiều di chuyển tự nhiên của giấy (thường được biểu thị bằng các mũi tên). Việc kéo quá nhanh hoặc kéo ngược chiều có thể làm giấy bị rách, để lại những mảnh nhỏ bên trong máy và gây ra kẹt giấy lặp lại. 
5. Kiểm tra kỹ lưỡng: Sau khi đã lấy được tờ giấy bị kẹt, hãy quan sát kỹ khu vực đó để chắc chắn không còn mảnh giấy rách nào sót lại. Đây là bước cực kỳ quan trọng. 
6. Đóng tất cả các nắp lại: Đóng chặt tất cả các cửa và nắp mà bạn đã mở. Máy photocopy chỉ hoạt động trở lại khi tất cả các cảm biến cửa đều xác nhận đã đóng. 
7. Máy tự động tiếp tục: Sau khi các nắp được đóng, máy thường sẽ tự động khởi động lại và tiếp tục công việc đang dang dở. 

Phòng ngừa kẹt giấy 

• Sử dụng giấy chất lượng tốt, đúng định lượng (thường là 70-80 gsm). 
• Bảo quản giấy ở nơi khô ráo. Trước khi cho giấy vào khay, hãy xấp đều và thổi nhẹ vào các cạnh để các tờ giấy không dính vào nhau. 
• Không cho quá nhiều giấy vào khay, chỉ cho đến vạch giới hạn. 
• Không trộn lẫn nhiều loại giấy khác nhau trong cùng một khay. 

Chất lượng bản in kém: vệt đen, mờ, chấm trắng 

Chất lượng bản sao là thước đo hiệu suất của máy. Khi gặp vấn đề, bạn có thể chẩn đoán dựa trên các dấu hiệu sau: 

Dấu Hiệu Lỗi	Nguyên Nhân Tiềm Năng	Giải Pháp
Bản in có vệt đen dài dọc trang giấy	1. Trống (Drum) bị xước hoặc bẩn.  2. Gạt mực bị hỏng.  3. Hộp mực bị lỗi.	1. Thử in/copy khoảng 10-20 trang trắng liên tục để làm sạch trống. Nếu không hết, có thể trống đã hết tuổi thọ và cần thay thế.  2. Đây là lỗi phần cứng, cần gọi kỹ thuật viên.  3. Thử thay một hộp mực mới chính hãng.
Bản in bị mờ toàn bộ hoặc một phần	1. Hết mực.  2. Cài đặt độ đậm/nhạt (density) quá thấp.  3. Gương quét bị bẩn.  4. Chế độ tiết kiệm mực (Toner Saver) đang bật.	1. Kiểm tra mức mực trên màn hình, thay hộp mực nếu cần.  2. Vào phần cài đặt sao chụp, tăng độ đậm/nhạt lên.  3. Dùng vải mềm, không xơ và một ít nước lau kính để lau sạch mặt kính quét và các mặt kính nhỏ bên dưới nắp ADF.  4. Tắt chế độ tiết kiệm mực trong cài đặt của máy hoặc trong trình điều khiển máy in trên máy tính.
Bản in có các chấm đen hoặc trắng lặp lại	Trống (Drum) bị lủng một lỗ nhỏ hoặc bám bẩn cục bộ. Chu kỳ lặp lại của các chấm đúng bằng chu vi của trống.	Vấn đề này thường cho thấy trống đã bị hỏng vật lý. Giải pháp tốt nhất là liên hệ dịch vụ kỹ thuật để kiểm tra và thay trống.
Bản in bị trắng tinh (không có chữ)	1. Hộp mực chưa được lắp đúng cách.  2. Lỗi bộ phận truyền ảnh (transfer unit).	1. Tháo hộp mực ra, lắc nhẹ vài lần để mực phân bố đều và lắp lại một cách cẩn thận, đảm bảo nó khớp vào vị trí.  2. Đây là lỗi phức tạp, cần sự can thiệp của chuyên gia.

Các mã lỗi phổ biến và ý nghĩa (ví dụ trên máy Ricoh/Toshiba) 

Đôi khi, máy sẽ không chỉ báo lỗi chung chung mà hiển thị một mã lỗi cụ thể (ví dụ: SC-XXX). Đây là những thông điệp mà máy gửi cho kỹ thuật viên, nhưng việc hiểu sơ bộ ý nghĩa của chúng có thể giúp bạn xác định mức độ nghiêm trọng của vấn đề. 

Mã Lỗi (Ví dụ)	Ý Nghĩa Chung	Hành Động Đề Xuất
SC 3xx	Lỗi liên quan đến bộ phận quang học và tích điện cho trống.	Tắt máy bằng công tắc chính, chờ 10 giây rồi bật lại. Nếu lỗi vẫn còn, hãy gọi kỹ thuật.
SC 4xx	Lỗi liên quan đến bộ phận hiện ảnh và hộp mực.	Kiểm tra xem hộp mực có được lắp đúng cách không. Tắt máy và bật lại. Nếu không hết, cần gọi kỹ thuật.
SC 5xx	Lỗi liên quan đến bộ phận sấy (Fuser) hoặc đường đi của giấy.	Đây là lỗi nghiêm trọng, thường liên quan đến nhiệt độ. Hãy tắt máy ngay lập tức và liên hệ dịch vụ kỹ thuật. Không cố gắng tự sửa chữa vì bộ phận sấy rất nóng.
SC 672	Lỗi giao tiếp giữa bộ điều khiển và bảng điều khiển.	Tắt máy và bật lại. Nếu lỗi vẫn xuất hiện, có thể cần cập nhật firmware hoặc kiểm tra phần cứng. Gọi kỹ thuật.

Lưu ý quan trọng: Bảng mã lỗi trên chỉ mang tính tham khảo. Mỗi dòng máy có thể có các mã lỗi chi tiết khác nhau. Khi gặp mã lỗi SC, hành động an toàn và hiệu quả nhất luôn là khởi động lại máy một lần. Nếu không thành công, hãy ghi lại mã lỗi đó và cung cấp cho đơn vị bảo trì để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác. Việc cố gắng tự sửa chữa các lỗi có mã SC có thể gây ra những hư hỏng nặng hơn cho thiết bị. 

Bảo trì định kỳ bạn có thể tự làm (và nên làm) 

Bảo trì không có nghĩa là phải tháo tung máy ra. Nó là những hành động nhỏ, đều đặn giúp máy luôn sạch sẽ và hoạt động trơn tru. Hãy tạo một lịch bảo trì đơn giản, ví dụ như vào sáng thứ Hai đầu tiên của mỗi tháng. 

Hạng Mục Bảo Trì	Tần Suất	Hướng Dẫn Chi Tiết	Lợi Ích
Vệ sinh mặt kính quét	Hàng tuần	Dùng một miếng vải mềm, không xơ (loại lau mắt kính là tốt nhất) và một chút dung dịch lau kính. Xịt dung dịch vào khăn, không xịt trực tiếp lên mặt kính. Lau sạch cả mặt kính lớn (platen) và dải kính nhỏ của bộ phận ADF.	Đảm bảo bản sao và bản quét luôn trong trẻo, không có vệt đen hay đốm bẩn.
Vệ sinh bên ngoài máy	Hàng tháng	Dùng khăn ẩm lau sạch bụi bẩn trên vỏ máy, các khay giấy. Bụi bẩn tích tụ có thể bị hút vào bên trong, gây ảnh hưởng đến các bộ phận cơ khí.	Giữ gìn vệ sinh chung, tăng tính chuyên nghiệp cho không gian văn phòng.
Kiểm tra và nạp giấy	Hàng ngày/Khi cần	Trước khi cho giấy vào khay, hãy xấp nhẹ tệp giấy để các tờ tơi ra, tránh dính vào nhau. Đảm bảo các thanh chặn giấy trong khay được đặt vừa khít với khổ giấy.	Giảm đáng kể nguy cơ kẹt giấy.
Kiểm tra và đổ mực thải	Khi máy báo	Hầu hết các máy photocopy đều có một hộp chứa mực thải (Waste Toner Bottle). Khi màn hình hiển thị thông báo yêu cầu thay thế hoặc đổ hộp mực thải, hãy làm theo hướng dẫn. Thường là chỉ cần mở một nắp nhỏ, lấy hộp cũ ra và thay hộp mới vào.	Ngăn mực thải tràn ra ngoài, gây bẩn và có thể làm hỏng các bộ phận khác bên trong máy.
Khởi động lại máy	Hàng tuần	Tương tự như máy tính, việc khởi động lại máy photocopy hàng tuần giúp xóa bộ nhớ đệm (cache), giải quyết các lỗi phần mềm nhỏ và giúp máy hoạt động ổn định hơn.	Duy trì hiệu suất phần mềm, giảm thiểu các lỗi "vặt".

Lời kết     

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có thể nắm vững cách sử dụng máy photocopy một cách hiệu quả. Với các bước hướng dẫn cụ thể, bạn sẽ không còn gặp khó khăn khi làm việc với thiết bị này. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại tìm kiếm thêm thông tin hoặc yêu cầu trợ giúp từ những người có kinh nghiệm.    

Câu hỏi thường gặp  

• Máy photocopy hoạt động như thế nào? 

Máy photocopy hoạt động dựa trên nguyên lý tĩnh điện. Nó sử dụng một trống xoay nhạy sáng để tạo ra một hình ảnh tĩnh điện của tài liệu gốc, sau đó hình ảnh này sẽ được phủ một lớp mực (toner) và nung nóng để in lên giấy. 

• Các bước cơ bản để photocopy một tài liệu là gì? 

Đầu tiên, bạn đặt tài liệu gốc lên mặt kính hoặc khay nạp giấy tự động. Sau đó, bạn chọn số lượng bản sao và các tùy chọn khác trên bảng điều khiển. Cuối cùng, nhấn nút "Start" để máy bắt đầu quá trình sao chép. 

• Phải làm gì khi máy photocopy bị kẹt giấy? 

Khi máy bị kẹt giấy, hãy bình tĩnh mở các nắp máy theo hướng dẫn. Cẩn thận kéo tờ giấy bị kẹt ra theo đúng chiều mà nó di chuyển, tránh làm rách giấy. Sau khi lấy hết giấy ra, đóng các nắp lại và nhấn nút "Start" để tiếp tục. 

• Làm thế nào để thay mực cho máy photocopy? 

Đầu tiên, hãy đảm bảo máy đã tắt nguồn và mở nắp máy. Bạn sẽ lấy hộp mực cũ ra và lắp hộp mực mới vào đúng vị trí. Sau đó, đóng nắp máy lại và bật nguồn để sử dụng. 

• Làm thế nào để vệ sinh máy photocopy đúng cách? 

Để vệ sinh máy photocopy, bạn nên dùng một miếng vải mềm, khô để lau sạch mặt kính và các bề mặt bên ngoài. Tránh sử dụng chất tẩy rửa mạnh hoặc đổ nước trực tiếp vào máy.